Informace o zpracování osobních údajů

Prezentia s. r. o. • účinné od 13. září 2026

Společnost Prezentia s. r. o. respektuje soukromí svých zákazníků, kontaktních osob, návštěvníků internetového obchodu a příjemců dárkových zásilek. Tyto informace vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakými účely, na jakém právním základě, komu je můžeme poskytnout, jak dlouho je uchováváme a jaká práva mají subjekty údajů.

Zpracování osobních údajů provádíme zejména podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), slovenského zákona č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů v platném znění a dalších příslušných právních předpisů.

1. Správce

Správcem osobních údajů je:

Obchodní firma	Prezentia s. r. o.
Sídlo	Podkerepušky 604/43, 840 08 Bratislava – městská část Záhorská Bystrica, Slovenská republika
IČO / DIČ	57 525 137 / 2122796324
Rejstřík	Obchodní rejstřík Městského soudu Bratislava III, oddíl Sro, vložka č. 198610/B
E-mail	info@prezentia.sk
Telefon	+421 917 941 297

V dalším textu se společnost Prezentia s. r. o. označuje jako „Správce“.

2. Koho se zpracování týká

Zpracováváme osobní údaje zejména těchto fyzických osob:

fyzické osoby – podnikatelé,
jednatelé, zaměstnanci, kontaktní osoby a jiní zástupci firemních zákazníků,
osoby, které nás kontaktují nebo žádají o cenovou nabídku,
návštěvníci webových stránek a internetového obchodu v rozsahu technických údajů potřebných k jejich bezpečnému provozu,
obdarovaní a jiní příjemci dárkových zásilek, jejichž údaje nám poskytne firemní zákazník,
osoby komunikující s námi v souvislosti s objednávkou, dodáním, reklamací nebo jiným obchodním vztahem.

3. Poptávky a cenové nabídky

Pokud nás kontaktujete e-mailem, telefonicky nebo prostřednictvím formuláře, můžeme zpracovávat zejména jméno a příjmení, pracovní pozici, název společnosti, e-mail, telefonní číslo, obsah komunikace a údaje potřebné k přípravě cenové nabídky.

Účelem je vyřízení poptávky, příprava cenové nabídky a předsmluvní nebo obchodní komunikace.

Je-li subjekt údajů sám smluvní stranou, právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U zaměstnanců, kontaktních osob a zástupců firemních zákazníků je právním základem oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na efektivní obchodní komunikaci, přípravě nabídky a vzniku obchodního vztahu.

Pokud z poptávky nevznikne obchodní vztah, údaje uchováváme jen po dobu přiměřenou účelu komunikace a ochraně našich oprávněných zájmů, poté je vymažeme nebo anonymizujeme, neexistuje-li jiný právní důvod jejich dalšího uchování.

4. Objednávky a plnění smlouvy

V souvislosti s objednávkou můžeme zpracovávat zejména:

jméno a příjmení kontaktní osoby,
obchodní firmu nebo název společnosti, IČO, DIČ a případně IČ DPH zákazníka,
sídlo, fakturační a doručovací adresu,
e-mail a telefonní číslo,
údaje o objednávce, cenové nabídce, dopravě a dodání,
schválené grafické a textové podklady a údaje potřebné k personalizaci,
fakturační a platební údaje,
historii obchodní komunikace.

Je-li zákazníkem fyzická osoba – podnikatel, právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Jde-li o kontaktní osobu, zaměstnance nebo zástupce právnické osoby, právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na uzavření, administraci a řádném plnění obchodního vztahu.

5. Fakturace, platby a účetnictví

Prezentia s. r. o. nevyužívá platební bránu k přímé úhradě objednávek v e-shopu. Platby probíhají bankovním převodem na základě faktur vystavených Správcem.

Po vytvoření a odeslání objednávky je zákazníkovi zaslána zálohová faktura ve výši 75 % z celkové ceny objednávky. Zbývajících 25 % z celkové ceny objednávky je zákazníkovi vyúčtováno druhou fakturou až po převzetí zboží. Pokud se smluvní strany písemně nedohodnou jinak, jde o standardní platební režim Správce.

Při platbách můžeme zpracovávat údaje obsažené na fakturách a v bankovních záznamech, zejména identifikaci zákazníka nebo plátce, číslo účtu nebo IBAN, částku, datum platby, variabilní symbol, údaje o pohledávce a související účetní údaje. Úplné údaje platebních karet nezpracováváme.

Účelem zpracování je evidence a párování plateb, fakturace, vedení účetnictví, plnění daňových a dalších zákonných povinností a ochrana právních nároků. Právním základem je podle konkrétní operace plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR a oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na evidenci a ochraně pohledávek.

Účetní záznamy a účetní doklady uchováváme po dobu stanovenou zákonem, zpravidla deset let následujících po roce, kterého se týkají, pokud právní předpis nevyžaduje jinou dobu uchovávání.

6. Osobní údaje obdarovaných a jiných příjemců zásilek

Firemní zákazník si může objednat doručení dárkového balíčku přímo třetí osobě. V takovém případě osobní údaje příjemce zpravidla nezískáváme přímo od příjemce, ale od zákazníka, který doručení objednal.

Můžeme zpracovávat zejména jméno a příjmení příjemce, doručovací adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu, je-li potřebná k doručení, informace potřebné k identifikaci zásilky a přiměřené pokyny týkající se doručení.

Účelem je příprava a doručení zásilky, komunikace související s doručením, řešení problémů při doručování a ochrana právních nároků souvisejících s objednávkou. Právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na řádném splnění objednávky a doručení zásilky osobě určené zákazníkem.

Údaje příjemce můžeme v nezbytném rozsahu poskytnout kurýrovi nebo jinému dopravci zajišťujícímu doručení. Pokud dopravu zajišťuje Direct Parcel Distribution SK s.r.o. (DPD), údaje potřebné k doručení jsou této společnosti poskytnuty v rozsahu potřebném k provedení přepravy.

Údaje příjemce uchováváme po dobu potřebnou k realizaci objednávky a poté pouze v rozsahu a po dobu potřebnou k řešení reklamací, právních nároků nebo plnění zákonných povinností.

7. Zdroj údajů příjemce a informační povinnost

Zdrojem osobních údajů obdarovaného nebo jiného příjemce zásilky je zpravidla firemní zákazník společnosti Prezentia s. r. o., který objednal doručení zásilky. Zákazník je povinen poskytovat Správci osobní údaje příjemce oprávněně a pouze v rozsahu potřebném k realizaci objednávky.

Jelikož údaje příjemce nezískáváme přímo od něj, informace podle čl. 14 GDPR mu poskytneme v přiměřené lhůtě po získání údajů, nejpozději do jednoho měsíce. Pokud osobní údaje použijeme ke komunikaci s příjemcem, informace mu poskytneme nejpozději při první komunikaci. Pokud se údaje předtím poskytují dalšímu příjemci, například dopravci, informace se poskytnou nejpozději při jejich prvním poskytnutí, pokud se neuplatní některá ze zákonných výjimek podle čl. 14 odst. 5 GDPR.

Ke splnění této informační povinnosti můžeme použít krátkou SMS nebo e-mail s odkazem na úplné znění těchto informací. Vzor takové zprávy je uveden na konci dokumentu.

8. Reklamace, pohledávky a právní nároky

Osobní údaje můžeme zpracovávat k vyřízení reklamací a oznámení vad, řešení sporů, evidenci a vymáhání pohledávek a uplatňování nebo obhajobě právních nároků.

Právním základem je podle okolností plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR nebo oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na ochraně práv Správce.

Údaje uchováváme po dobu trvání příslušného vztahu a poté po dobu příslušné promlčecí nebo jiné zákonné lhůty; probíhá-li spor, kontrola nebo jiné řízení, mohou se uchovávat až do jeho pravomocného skončení a vypořádání souvisejících nároků.

9. Provoz a bezpečnost webových stránek

Při návštěvě webových stránek mohou naše systémy v nezbytném rozsahu zaznamenávat technické údaje, například IP adresu, datum a čas požadavku, typ zařízení a prohlížeče, technické logy a bezpečnostní události.

Účelem je zajištění funkčnosti a bezpečnosti webových stránek, diagnostika technických problémů, předcházení zneužití a ochrana informačních systémů. Právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na bezpečném a spolehlivém provozu webových stránek.

Tyto údaje uchováváme pouze po dobu přiměřeně potřebnou k uvedenému účelu, případně déle, jsou-li potřebné k vyšetřování konkrétního bezpečnostního incidentu nebo k ochraně právních nároků.

10. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu zpřístupnit nebo poskytnout zejména:

kurýrním a logistickým společnostem, včetně DPD,
bankám v souvislosti s bezhotovostními platbami,
poskytovatelům webhostingu, IT služeb a technické správy webových stránek,
poskytovatelům e-shopové, fakturační nebo účetní infrastruktury,
účetním, daňovým, právním a jiným odborným poradcům,
dodavatelům a subdodavatelům, je-li zpřístupnění údajů nezbytné k realizaci konkrétní zakázky,
orgánům veřejné moci, soudům nebo jiným subjektům, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis nebo je to potřebné k ochraně právních nároků.

Každému příjemci poskytujeme osobní údaje pouze v rozsahu potřebném pro konkrétní účel. Podle povahy vztahu může příjemce vystupovat jako samostatný správce nebo jako zpracovatel zpracovávající údaje jménem Správce.

11. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Pokud při využívání konkrétního poskytovatele služby dochází k předávání osobních údajů do země mimo Evropský hospodářský prostor, takové předání provádíme pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného přípustného mechanismu a při uplatnění vhodných záruk.

Informace o konkrétním mechanismu předání a dostupných zárukách poskytneme subjektu údajů na požádání, týká-li se takové předání jeho osobních údajů.

12. Doba uchovávání

Osobní údaje neuchováváme déle, než je nezbytné pro účel, za kterým byly získány, nebo než vyžadují právní předpisy. Dobu uchovávání určujeme zejména podle trvání smluvního vztahu, zákonných archivačních lhůt, příslušných promlčecích lhůt a potřeby uplatňovat nebo obhajovat právní nároky.

Vztahuje-li se na stejný údaj více důvodů uchovávání, údaje mohou zůstat uchovány do uplynutí nejdelší z uplatnitelných lhůt, avšak pouze v rozsahu potřebném pro daný účel.

13. Povinnost poskytnout osobní údaje

Údaje potřebné k identifikaci zákazníka nebo jeho kontaktní osoby, přípravě nabídky, uzavření a plnění smlouvy, fakturaci, výrobě a dodání objednávky jsou podle konkrétní situace smluvním nebo zákonným požadavkem. Bez jejich poskytnutí nemusíme být schopni připravit cenovou nabídku, objednávku přijmout, vyrobit nebo personalizovat zboží, vystavit fakturu nebo zajistit doručení.

14. Automatizované rozhodování a profilování

Prezentia s. r. o. neprovádí rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky založené výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů a neprovádí profilování k takovým účelům.

15. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených GDPR má subjekt údajů zejména:

právo získat potvrzení, zda zpracováváme jeho osobní údaje, a právo na přístup k nim,
právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů,
právo na výmaz osobních údajů, jsou-li splněny zákonné podmínky,
právo na omezení zpracování,
právo na přenositelnost údajů v případech, kdy se toto právo podle GDPR uplatní,
právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace,
právo kdykoli odvolat souhlas, pokud by konkrétní zpracování bylo založeno na souhlasu; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním,
právo podat návrh na zahájení řízení o ochraně osobních údajů u Úřadu na ochranu osobních údajů Slovenské republiky a právo na soudní ochranu za podmínek stanovených právními předpisy.

16. Jak uplatnit práva

Žádost týkající se osobních údajů je možné zaslat na e-mailovou adresu info@prezentia.sk nebo na adresu sídla Správce uvedenou v článku 1.

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení. Je-li to vzhledem ke složitosti nebo počtu žádostí nutné, lhůta se může prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech subjekt údajů informujeme do jednoho měsíce od obdržení žádosti.

Máme-li důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požadovat dodatečné informace potřebné k ověření totožnosti. Ověření provedeme pouze v rozsahu potřebném k ochraně osobních údajů.

17. Dozorový úřad

Dozorovým úřadem je Úřad na ochranu osobních údajů Slovenské republiky (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky). Subjekt údajů, který se domnívá, že jeho osobní údaje byly zpracovávány v rozporu s GDPR nebo se zákonem č. 18/2018 Z. z., může podat návrh na zahájení řízení o ochraně osobních údajů. Aktuální kontaktní údaje a způsob podání jsou dostupné na oficiálních webových stránkách Úřadu.

18. Bezpečnost osobních údajů

Přijímáme vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným nebo nezákonným zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením, poškozením, neoprávněným přístupem nebo zveřejněním. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují k plnění pracovních nebo smluvních úkolů.

19. Změny těchto informací

Tyto informace můžeme přiměřeně aktualizovat zejména při změně právních předpisů, způsobu zpracování, používaných služeb nebo dodavatelů. Na webových stránkách zveřejníme aktuální znění s datem jeho účinnosti. Pokud by změna zásadně ovlivnila způsob zpracování osobních údajů, poskytneme subjektům údajů informaci způsobem přiměřeným okolnostem.

ZKRÁCENÁ INFORMACE PRO PŘÍJEMCE DÁRKOVÉ ZÁSILKY

Tento text je možné použít například v SMS nebo e-mailu odeslaném příjemci před předáním jeho údajů dopravci nebo nejpozději při první komunikaci s příjemcem:

„Prezentia s. r. o., Podkerepušky 604/43, Bratislava – Záhorská Bystrica, zpracovává Vaše jméno a kontaktní údaje, které nám poskytl náš firemní zákazník, za účelem přípravy a doručení dárkové zásilky a související komunikace. Právním základem je oprávněný zájem na řádném doručení objednávky. Údaje můžeme v nezbytném rozsahu poskytnout kurýrovi zajišťujícímu doručení. Více informací o zdroji údajů, době uchovávání a Vašich právech najdete na www.prezentia.sk v sekci Ochrana osobních údajů. Kontakt: info@prezentia.sk.“